É responsável pelo gerenciamento de toda documentação física ou digital com lançamento de dados ou informações que afetam a vida funcional dos servidores (docentes ou funcionários), desde o ingresso, a progressão nas respectivas carreiras até a aposentadoria, mantendo controle de frequência, concessão de férias, licenças (médica, prêmio ou sabática), afastamentos no país ou exterior. O setor de Protocolo responde pelo controle de todo o fluxo de documentos físicos internos e externos, além das correspondências postais. É responsável pela gerência do arquivo de processos físicos de interesse da FEEC e que por aqui circulam, apoiando os setores nas demandas de gerenciamento setorial dos processos digitais abertos via SIGAD-Unicamp.
- Supervisor: Carlos Roberto de Souza – Ramal: 19 3521-3862
Localização: bl. A, térreo
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- definir a área do concurso (Congregação),
- definir a(s) disciplina(s) do concurso (CG) – verificar na página da SG, aprovação: Congregação e CEPE.
- elaborar EDITAL DE INSCRIÇÕES (ATU) -> SG + PG, (publicação por 30 dias),
- receber inscrições (RH),
- analisar documentação e emitir parecer sobre os candidatos inscritos (CAC -membros internos), aprovação: Congregação e CEPE.
- Compor a banca: 05 membros titulares e 02 suplentes, portadores, no mínimo, do título de Doutor. Pelo menos dois membros da Comissão Julgadora deverão ser externos à Unidade ou pertencer a outras instituições – (Diretoria),
- verificar no currículo Lattes se há conflito de interesses entre candidatos e membros da banca (ATU),
- solicitar aos membros internos e externos preenchimento e assinatura de declaração de conflito de interesses (ATU),
- aprovação: Congregação e CEPE.
- consultar membros da banca sobre disponibilidade de datas (secretaria de eventos),
- elaborar calendário com o presidente da banca (secretaria de eventos),
- enviar calendário para publicação em DOE (Diretor assina) SG (ATU),
- enviar carta convite aos membros da banca, (secretaria de eventos),
- enviar e-mail de contato aos membros externos com as seguintes informações (secretaria de eventos):
- dados do concurso,
- valor da diária,
- informação de que a FEEC não pode reembolsar despesas de combustível e pedágio, caso a opção de transporte seja por condução própria,
- solicitação de cópia de CPF, RG e comprovante de endereço,
- enviar aos membros internos informações sobre o concurso (secretaria de eventos),
- preencher solicitação de material/serviço para reserva de hotel (Seção de Compras fará a cotação de 3 preços) (secretaria de eventos)
- preencher formulário de aquisição de passagem aérea (secretaria de eventos)
- preencher formulário de solicitação de carro (aeroporto-hotel, hotel-FEEC e vice-versa) (secretaria de eventos),
- redigir memorando solicitando pagamento de ajuda de custo (o pagamento deve ser solicitado para os dias de trabalho (secretaria de eventos),
- solicitar cafés (padronizados) e almoço – (Juraci), informar horários (secretaria de eventos),
- reservar sala(s) (secretaria de eventos/ Juraci),
- solicitar infraestrutura da sala para o concurso (computador, impressora, rede sem fio) à DTI e DATEP (secretaria de eventos/ Juraci),
- providenciar carta de agradecimento/participação aos membros (internos e externos), (Juraci),
- providenciar placas de identificação de cada membro da banca (secretaria de eventos),
- providenciar a divulgação dos memoriais e planos de trabalhos dos candidatos inscritos para os membros da banca (secretaria de eventos),
- providenciar as cédulas de votação e envelopes de identificação para cada prova (secretaria de eventos).
- Verificar procedimentos e esquema do concurso (presidente / secretaria de eventos),
- Se o calendário for mudado, descrever o novo cronograma e colher assinaturas dos candidatos e da banca em concordância. (secretaria de eventos),
- Redigir atas (ordem cronológica) (secretaria de eventos),
- Preparar lista de presença dos candidatos (secretaria de eventos),
- Preparar o sorteio da ordem de apresentação dos candidatos (secretaria de eventos),
- Preparar lista de pontos sorteados para a prova didática com a respectiva assinatura de cada candidato (secretaria de eventos),
- Entregar para cada candidato o número e o nome do ponto sorteado em formato impresso (secretaria de eventos),
- Entregar aos membros carta de agradecimento/participação (secretaria de eventos).
- Juntar as atas e os documentos anexos ao processo para a ATU, (secretaria de eventos).
- Enviar em formato eletrônico as atas para a ATU (secretaria de eventos).
- Prestar contas sobre participação de membros externos (secretaria de eventos).
- Solicitar a desmontagem das salas (secretaria de eventos).
- Solicitar a guarda dos documentos comprobatórios dos candidatos inscritos no concurso no arquivo morto do RH (secretaria de eventos).
- Deliberação CONSU-A-030/2013, de 26/11/2013