a) Deve indicar data e horário pretendidos (já contabilizando o tempo de preparação da sala), atividade a ser realizada, quantidade de pessoas esperada, tipo de ambiente necessário.
b) Deve conter uma declaração de responsabilidade por eventuais danos ao patrimônio da FEEC/UNICAMP e indicar informações para contato com o responsável (nome, CPF, e-mail, telefone).
c) Caso a solicitação venha de alguma entidade ligada a alguma unidade/órgão da Unicamp, o pedido deverá ser feito pelo responsável pela Unidade/Órgão.
d) Caso a atividade preveja pagamento de inscrição ou tenha patrocínio/financiamento, a FEEC cobrará uma taxa de uso a ser estipulada, a depender das condições da cessão. O pagamento será feito por meio de depósito em conta corrente da Universidade.
e) Poderá ser solicitado o depósito de uma caução para cobertura de eventuais danos, a qual será devolvida após o evento, imediatamente após verificadas as condições das instalações.

O acesso às instalações será permitido apenas na presença do responsável pelo pedido, que deve se identificar.

Excetuam-se os pedidos de usuários internos, para atividade acadêmicas, que ocorram durante o expediente, quando a retirada de chaves pode ocorrer sem tais formalidades.

As solicitações devem ser encaminhadas com, pelo menos, um dia útil de antecedência (solicitantes internos) ou cinco dias úteis de antecedência (solicitantes externos).